Medewerker contract-/subsidiebeheer (SALEZA-36-17)

Solliciteren

Je bent in samenwerking met en ter ondersteuning van de subsidiecoördinator en de contractmanagers mede verantwoordelijk voor de bewaking van het inkoop- en het subsidieproces, het beheer van de (subsidie-)contracten en de signaalfunctie bij het sturing geven ten behoeve van nieuwe (subsidie-)contracten. Je bent verantwoordelijk voor een goed functionerende inkoopprocedure, waarin de contracten altijd actueel vastgelegd zijn en gemakkelijk te raadplegen zijn. Je controleert de naleving van contractvoorwaarden, net als het signaleren over eventuele afwijkingen hierop. Voor zover nodig signaleert en communiceert de functionaris met opdrachtnemers over contractafspraken. Je geeft uitvoering aan
 

De uitdaging

De taakgroep contractmanagement/subsidiecoördinatie, onderdeel van de afdeling Samenlevingszaken, ondersteunt, adviseert en begeleidt bij alle voorkomende inkoopvraagstukken. De medewerkers zijn enerzijds verantwoordelijk voor een breed inkooppallet: van aanbesteding volgens het model van centraal gecoördineerde inkoop tot advisering over relatief eenvoudige inkooptrajecten, anderzijds ligt hier de verantwoordelijkheid voor coördinatie van het subsidieproces. Samenwerking vinden we belangrijk. Zo werken we altijd samen met interne klanten en externe partijen. Als contract-/subsidiebeheerder zorg je ervoor dat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats is, ter ondersteuning van het gehele inkoop- en contractmanagementproces. Daarnaast verricht je binnen het team overige (ondersteunende) inkoopwerkzaamheden.

Jouw functie

  • Je zorgt voor een zorgvuldige registratie van de contracten en subsidietrajecten in de systemen.
  • Je hebt kennis van/ bent aanspreekpunt voor de administratieve processen die de financiële stromen regelen (facturatie, uitbetalingen, controlemechanismen, etc).
  • Je deelt de contracten met relevante partners (regiogemeenten, websites, etc.)
  • Je produceert managementinformatie
  • Je zorgt in afstemming met de collega’s voor (voorbereiding van) besluitvorming.

De afdeling Samenlevingszaken is een beleidsafdeling, met verantwoordelijkheden op het brede sociaal domein, zorg, jeugd, onderwijs, cultuur, toerisme en wijkbeheer. Daarnaast is de afdeling verantwoordelijk voor handhaving openbare ruimte. De structuur van de afdeling is op deze vakgebieden afgestemd via een viertal teams.

Je hebt een MBO+ werk- en denkniveau.

Je beschikt over kennis op het gebied van inkoop, juridisch, financieel of je bent bereid deze kennis op te doen (NEVI MIL). Tevens ben je op de hoogte van gemeentelijk beleid en (landelijke) beleidsontwikkelingen om de doelstellingen achter contracten/subsidies goed te begrijpen.

De volgende competenties passen bij jou:

  • uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden;
  • Vasthoudendheid;
  • Doorzettingsvermogen;
  • Flexibel gedrag;
  • Oplossingsgericht;
  • Computervaardigheden;
  • Stressbestendigheid;
  • Zelfstandig en in teamverband kunnen werken.

Bij gebleken inkoop(gerelateerde) opleiding, ervaring, en geschiktheid bieden we een functie als medewerker administratief en secretarieel II (HR21) met een aanstelling in schaal 7 (maximaal € 2.986,00 bruto per maand bij een volledige aanstelling). Verderkent de gemeente Hellevoetsluis een uitstekend pakket aan primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Inschaling vindt plaats afhankelijk van opleiding en ervaring.

Wij bieden op basis van ons bestaande aanstellingsbeleid een tijdelijke aanstelling van 1 jaar, waarna bij goed functioneren een vaste aanstelling volgt, en een prima pakket aan primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden gebaseerd op CAR/UWO.

Sollicitaties

Uw schriftelijke sollicitatie kunt u vóór 25 januari 2018 toesturen aan hrm@hellevoetsluis.nl o.v.v. vacaturenummer SALEZA-36-17. Nadere informatie wordt verstrekt door Zosia Huykman, hoofd van de afdeling Samenlevingszaken.

Solliciteren